Sistema de Correos. Envío masivo de emails desde Excel

Una vez más aquí. Hoy vengo a hablar de un pequeño programa que me han encargado recientemente. La cosa es que me han pedido un sistema de correos para el envío masivo de emails contenidos en una hoja de Excel que usan en un centro de estética. Y dándole un poco a las teclas pues lo he puesto a funcionar … y como lo he escrito yo, pues aquí vengo a dejarlo por si a alguien más le puede resultar útil (para lo que sea).

Si necesitas una herramienta eficiente para el envío masivo de correos electrónicos a tus clientes, puedes probar el Sistema de Correos entreunosyceros. Esta aplicación web puede resultar de ayuda a pequeñas empresas o cualquier organización que gestione sus contactos en Excel (tiene que haber de todo).

¿Qué es este Sistema de Correos?

El Sistema de Correos entreunosyceros es una aplicación web desarrollada en PHP que permite enviar emails masivos personalizados tomando los correos de un archivo Excel. Con esta aplicación, que puedes lanzar en tu servidor web local o en tu sitio web, puedes olvidarte de servicios externos y mantener el control y la privacidad de tus datos. Está pensado para que cualquier persona, incluso sin conocimientos técnicos pueda gestionar campañas de email marketing de forma sencilla.

Principales funcionalidades

• Carga flexible de Excel: En el archivo excel, solo necesitas una columna «Nombre». El sistema detecta automáticamente columnas como Email, Tratamientos, Teléfono, etc. No importa el orden ni el número de columnas. Puedes cargar archivos grandes (más de 2.000 registros y decenas de columnas) sin problemas.
• Envío masivo de correos electrónicos: Permite seleccionar uno, varios o todos los destinatarios detectados en el Excel. El envío se realiza en bloques para evitar bloqueos del servidor y mejorar la entrega. Evidentemente, si buscar enviar 2000 correos, esto puede tardar un poco, ya que no se pueden enviar todos los correos de golpe desde una única cuenta de correo.
• Configuración SMTP sencilla: Compatible con los principales proveedores (Gmail, Outlook, Ionos, etc). Puedes guardar la configuración y hacer pruebas de envío antes de lanzar una campaña real.
• Editor visual de emails: Incluye un editor enriquecido para dar formato al texto, insertar imágenes, enlaces, listas y emojis. El mensaje se puede previsualizar antes de enviar.
• Filtrado avanzado: Si tu Excel tiene columna llamada «Tratamientos», puedes filtrar destinatarios fácilmente por tipo de servicio, promoción o cualquier criterio personalizado. Esta columna se llama así por que como comenté hace unas líneas, esta aplicación nació para un centro de estética. Pero cambiar el nombre de esta columna es fácil si te lees el código.
• Gestión de usuarios: El acceso está protegido por login. El usuario y contraseña pueden cambiarse fácilmente y las contraseñas se almacenan cifradas.
• Documentación integrada: Cuenta con un acceso rápido a la ayuda y ejemplos desde la propia interfaz, con explicaciones sobre la estructura del Excel y la configuración SMTP.
• Adjuntos e imágenes: Puedes adjuntar hasta 5 imágenes por campaña, cada una con su propio enlace opcional. Las imágenes se incrustan en el correo y son compatibles con la mayoría de clientes de email.
• Barra de progreso y notificaciones: El sistema muestra el avance del envío y notifica cualquier error o éxito al usuario.

Estructura y partes clave del código

El sistema está organizado en varios archivos y carpetas principales:

• index.php: Punto de entrada y redirección al login o a la interfaz principal.
• login.php: Formulario de acceso seguro, con validación y mensajes de error.
• views/main.php: Interfaz principal donde se cargan los archivos, se configuran los envíos y se redactan los mensajes. Aquí se gestionan los filtros, la selección de destinatarios y la previsualización de imágenes.
• includes/auth.php: Lógica de autenticación, gestión de usuarios y verificación de contraseñas cifradas.
• process.php: Procesa el envío de correos, maneja los bloques de envío y la comunicación con el servidor SMTP.
• documentacion_flexible.html: Documentación completa y ejemplos de uso, accesible desde la interfaz.
• assets/js/main.js: Scripts para la interfaz, manejo del editor visual, previsualización de imágenes y barra de progreso.
• usuarios.json: Archivo donde se almacenan los usuarios y contraseñas cifradas.

Flujo básico del sistema

1. El usuario inicia sesión en login.php.
2. Accede a la interfaz principal (views/main.php), donde puede cargar un archivo Excel y configurar el envío.
3. El sistema detecta automáticamente las columnas y muestra los destinatarios disponibles.
4. El usuario redacta el mensaje, adjunta imágenes y selecciona los destinatarios.
5. Al enviar, process.php gestiona el envío en bloques y muestra el progreso.
6. El usuario recibe notificaciones de éxito o error y puede consultar la documentación en cualquier momento.

Casos de uso reales

Este sistema ha sido utilizado con éxito en centros de estética y empresas que gestionan bases de datos de clientes en Excel. Por ejemplo, un centro con más de 2.000 clientes pudo cargar su archivo Excel y enviar campañas de felicitación y promociones en bloques de 100 emails, sin problemas de rendimiento ni bloqueos.

Además, la flexibilidad del sistema permite que cualquier organización pueda adaptarlo a sus necesidades, ya que no impone restricciones en el formato del archivo Excel ni en el tipo de mensajes a enviar.

Ventajas frente a otras soluciones

• No dependes de servicios externos ni pagas cuotas mensuales.
• Tus datos y los de tus clientes permanecen privados y seguros.
• Compatible con archivos Excel grandes (miles de registros y decenas de columnas).
• Validación automática de emails y compatibilidad de archivos.
• Fácil de instalar en cualquier servidor con PHP y Composer.
• Permite personalizar completamente el mensaje y los destinatarios.

Requisitos técnicos

• PHP 7.4 o superior
• Composer
• Servidor web (Apache, Nginx o el servidor de desarrollo de PHP)

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar cualquier archivo Excel?
Sí, solo necesitas que tenga una columna «Nombre». El resto de columnas (Email, Tratamientos, etc.) son opcionales y pueden estar en cualquier orden.

¿Es seguro?
Sí, el acceso está protegido por usuario y contraseña, y las contraseñas se almacenan cifradas. Además, no se almacenan contraseñas SMTP en texto plano.

¿Puedo enviar imágenes o archivos adjuntos?
Sí, puedes adjuntar imágenes a tus correos y cada imagen puede tener un enlace personalizado.

¿Qué pasa si mi archivo Excel es muy grande?
El sistema está preparado para manejar archivos con decenas de columnas y miles de registros.

Conclusión

El Sistema de Correos entreunosyceros es la mejor opción para quienes buscan una solución flexible y fácil de usar para el envío masivo de emails desde Excel. Si buscas independencia, privacidad y control total sobre tus campañas de email marketing, ¡pruébalo, que es gratis!

Se puede descargar todo el código desde el repositorio en GitHub en el que he alojado el proyecto.