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Crear facturas con este sencillo sistema creado con PHP, CSS y JS

Permite la descarga de las facturas en formato PDF

Publicado por entreunosyceros
Publicado el: Última actualización:

Una vez más aquí. Hoy vengo a dejar un pequeño artículo por el que me ha preguntado un conocido, que me dijo que no encontraba una forma sencilla, rápida y barata de poder crear facturas para sus clientes (es de esos autónomos que mantienen el país). El caso es que algo así tenía escrito en algún disco duro, y tras buscar durante un rato, encontré algo que en su día llame Factur-Acción.

Este programa es un sencillo sistema con el que un usuario que lo necesite, podrá crear facturas utilizando un perfil de vendedor. Además, este programa va a permitir crear tantos perfiles de vendedor como nos haga falta. Las facturas creadas se van a guardar en una base de datos MySQL, y nos las podremos descargar como archivos PDF, para imprimirlas o enviarlas por correo electrónico.

A los archivos del programa que se podrá descargar desde el final de este artículo, le faltan algunas cosas que le añadí al sistema que le pasé al usuario que me lo pidió, como un sistema de búsqueda de facturas y algunos controles sobre los datos ingresados. Aun que esto es algo que si no dejas campos en blanco, no debería dar muchos problema, pero también es bastante sencillo de solucionar.

Los datos que se van a mostrar en la factura, son los que este usuario me pidió, pero que sabiendo un poco de HTML, se pueden modificar para mostrar lo que nos interese y como nos interese.

Factur-Acción, un vistazo a este sistema básico para crear facturas

Para empezar a utilizar esta aplicación, es necesario crear una base de datos en phpmyadmin. La base de datos se debe llamar factura. Dentro del archivo comprimido que se puede descargar desde el siguiente enlace, encontraremos un archivo SQL, que será el que tengamos que importar a esta base de datos que acabamos de crear.

Quiero aclarar que para descargar los archivos de este proyecto, he puesto un acortador de URL, por lo que tras hacer clic en el enlace, habrá que esperar unos segundos para que aparezca el enlace que te llevará a los archivos.

Después de crear la base de datos, vamos a mover los archivo que encontraremos dentro del paquete descargado a la carpeta de nuestro servidor. Dentro de la carpeta, encontraremos el archivo llamado Invoice.php. Aquí tendremos que escribir los datos de conexión a la base de datos que acabamos de crear.

Login en el sistema

Una vez que todo esté funcionando correctamente, ya podemos dirigirnos mediante el navegador web a la carpeta en la que tengamos el proyecto. Ahí encontraremos una ventana de login como la siguiente:

login de usuario / creación de perfil vendedor
Correo Electrónico: prueba@entreunosyceros.net – Contraseña: 123abc.

Desde esta ventana, tendremos dos posibilidades. O bien loguearnos con los datos de muestra, que son como Correo Electrónico: prueba@entreunosyceros.net y como Contraseña: 123abc. o bien podremos crear un nuevo perfil de vendedor, haciendo clic en el enlace que aparece justo debajo de los botones.

Crear perfil de vendedor

Si queremos crear un nuevo perfil de vendedor, desde el enlace indicado más arriba, nos moveremos a una pantalla como la siguiente:

Crear un perfil de vendedor

En esta pantalla, tan solo tendremos que cubrir todos los campos. Estos campos son los que después se verán en el pdf de cada factura que este vendedor genere o visualice. Una vez cubiertos, tan solo será necesario hacer clic sobre el botón que dice «Crear perfil de vendedor». Después el sistema nos devolverá a la pantalla de login para que podamos iniciar sesión el que usuario que acabamos de crear.

Listado de facturas almacenadas en el sistema

Una vez que nos logueemos con un usuario, veremos todas las facturas almacenadas en el sistema. Esto se hará a través de una pantalla como la siguiente:

Listado de facturas almacenadas por el sistema

En esta pantalla veremos en la parte superior el título el ID del vendedor que estemos utilizando. Después están los dos botones del menú. Estos botones son desplegables. En el primero que dice «Facturas» encontraremos la opción de «Listar Facturas«, que nos lleva a esta pantalla, y la opción de «Crear Factura«. Esta nos llevará a la pantalla en la que podremos crear una nueva factura.

En el siguiente botón, encontraremos el nombre de nuestro usuario. Si hacemos clic sobre este, veremos que también despliega dos opciones. La primera de ella se llama «Editar Perfil«, y como su nombre indica, nos permitirá editar los datos que cubrimos al crear el perfil. La segunda de las opciones nos da la posibilidad de cerrar la sesión, y nos devolverá a la pantalla de login.

Debajo de los botones veremos el listado de todas las facturas que el sistema guarda. Las facturas creadas por el usuario que estemos utilizando tendrán tres iconos asociados. El primero nos va a permitir descargar el archivo PDF de la factura. El segundo de los iconos nos dará la posibilidad de editar los datos de la factura, y el tercero nos dará la opción de eliminar la factura del sistema.

En cuanto a las facturas que no fuesen creadas por el usuario que estamos utilizando, solo tendremos disponibles la opción descargar la factura en formato PDF. Si este vendedor guarda la factura, verá que en ella, se van a ver sus, no los del vendedor que generó la factura.

En la parte de abajo de esta tabla de datos, podremos ver la suma total de las ventas relacionadas con este vendedor, y justo debajo veremos la suma total de las ventas de todos los vendedores que están en el sistema.

Crear una nueva factura

Si utilizamos el botón «Crear Factura«, que encontramos en el menú superior, nos llevará a la pantalla desde la que podremos generar una nueva factura. La pantalla que veremos será como la siguiente:

Crear factura

Una vez en esta pantalla, veremos que debajo del título que dice «Vendedor«, encontraremos los datos que añadimos al perfil del vendedor. Al otro lado tendremos los datos del comprador, que tendremos que ir añadiendo.

Justo debajo veremos diferentes campos en los que podremos ir añadiendo; el código del producto, el nombre o servicio vendido, la cantidad o horas, el precio por unidad y el total relacionado con este producto. En caso de que necesitásemos añadir más productos, justo debajo encontraremos el botón «Añadir más«. En caso de queramos eliminar alguno de los productos, también dispondremos del botón «Eliminar«, que irá quitando todos los productos marcados con el checkbox.

Tras estos botones, encontraremos el campo «Observaciones«, donde se puede añadir lo que creamos conveniente a la factura. Al otro lado encontraremos el campo «Subtotal«, que nos mostrará de forma automática la suma de los totales de todos los productos. Debajo estará el campo «Porcentaje Impuestos«, en donde tendremos que añadir el porcentaje de impuestos a añadir a la factura. A continuación, de una vez añadido el porcentaje de impuestos, el campo «Monto de Impuestos» y el que dice «Total a pagar» se rellenarán de forma automática.

Más abajo tendremos que seleccionar el método de pago. Aquí tendremos dos opciones, que son; por «Transferencia bancaria«, que nos obligará a añadir un número de cuenta del cliente, o podremos seleccionar al «Contado«. Aquí tendremos que añadir el monto pagado por el cliente, y nos indicará cuanto debemos devolver. Si lo pagado es menos de lo que indica el campo «Total a pagar», los números se verán en rojo la próxima vez que editemos la factura. Si debemos devolverle dinero, la próxima vez que se edite la factura estos números aparecerán en verde.

Una vez cumplimentados todos los campos, solo queda hacer clic en el botón «Guardar factura«. El cual nos devolverá al listado de facturas almacenadas en el sistema.

Editar factura ya creada

En caso de que necesitemos editar algún dato del cliente en alguna factura ya creada, el sistema nos va a permitir modificar los datos de las facturas que nuestro usuario haya creado. Para hacer esto, utilizaremos una pantalla como la anterior, pero esta vez los datos del cliente y de su compra, ya aparecerán en cada uno de sus campos.

Edición de una factura ya generada

En esta pantalla, podremos hacer exactamente lo mismo que en la pantalla de crear la factura. Una vez modificado lo que creamos conveniente, solo queda pulsar sobre el botón «Guardar factura».

Guardad factura como PDF

Como indicaba líneas más arriba, desde la opción de «Listar Facturas», podremos guardar todas las facturas como archivos PDF para imprimirlos o enviarlos por correo electrónico. Estos archivos PDF se van a generar gracias a dompdf.

Factura creada en formato PDF

Si generas uno PDF de alguna factura en la que el método de pago se realice al Contado, pero si el cliente no ha pagado todo el total, en la factura, aparecerá el concepto «Debe», en lugar del concepto «Cambio».

Y bueno, con esto queda más o menos explicado lo que este programa para crear facturas sencillas nos va permitir hacer. Como decía al principio del artículo, a este programa todavía le faltarían algunas cosas para estar completo del todo, pero si alguien necesita un programa gratuito para ir haciendo las facturas que necesite, esta puede ser una opción para empezar. Además cada usuario con un mínimo de conocimientos, puede modificarlo y adaptarlo a sus necesidades personales.

Eso si, debido a algunas líneas que le faltan, es posible que en alguna ocasión te puedas encontrar una pantalla en blanco. Esto quiere decir que alguno de los campos no ha sido cubierto de forma correcta. Otra cosa que quizás algunos usuarios puedan echar en falta es la posibilidad de cambiar la imagen de la factura, esto si no quieres complicarte lo más mínimo, se soluciona sustituyendo la imagen en la carpeta en la que está guardada.

DESCARGAR LOS ARCHIVOS DE ESTE PROGRAMA

Si antes de descargar el programa prefieres echarle un vistazo y comprobar si se adapta a lo que buscas. puedes acceder a la prueba desde el siguiente enlace.

Como indiqué más arriba, los datos de acceso son:

  • Correo electrónico: prueba@entreunosyceros.net
  • Contraseña: 123abc.

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